Сервисное окно планирования и контроля

Публикация № 1238318

Сообщество - Личная эффективность

Почему руководители устают? Почему приходится работать практически круглосуточно? Почему каждый день похож на гонку и надо успеть охватить нереальное количество задач?

«Сервисные окна»

Очень простой и полезный способ все успевать!

Сегодня я расскажу и напомню (Кэп!) про инструмент планирования времени - "сервисные" окна. 
Это промежутки времени, которые должны быть в ежедневном графике каждого руководителя, который занимается планированием своего рабочего дня. 

Все чаще руководители, надеясь экономить минуты, создают 100% план, прям по минутам, прям усердно. Заставляя себя вкладываться и выкладываться в задачи и бизнес. После этого, конечно, жалуются на сбившийся график и (внезапно!) усталость.

Анализируя совместно с руководителями рабочий ежедневник, я часто вижу этот серьезный урон. Постоянная гонка задач и вооружений создает непрерывный стресс, который в конечном итоге отражается на здоровье руководителя.

Сама наука тайм-менеджмента всегда говорит, что нельзя жестко планировать все 100% всего рабочего времени. Потому что случаются форс-мажоры, встречи затягиваются, дорога иногда занимает чуть больше времени.

 

 Вот типичная операция руководителя: поставить задачу сотруднику. Что ему нужно сделать? Всем известный SMART поможет сформулировать задачу, знания по контролю напомнят, что необходимо поставить "напоминалку" в график и проверить в назначенное время. Многие даже вспомнят, что необходимо не просто написать "проверить Васю", а выделить конкретный промежуток времени на проверку. Проходит время, задача выполняется, Вася работает, близится время контроля, у руководителя все расписано по минутам и вот случается "форс-мажор": Вася пишет, что в задаче есть сложности и нужно привлечение  (фантазируем) эксперта из соседнего отдела. Что это означает для руководителя? Это означает целый ряд действий, от вникания в нюансы до согласований с соседним отделом и перепланирования своего времени. Как ни странно, распланировать свое время - тоже требует времени. Заниматься этим сразу? Все планы поплывут еще больше. 

 

Другой случай, типичный: отменилась запланированная встреча, освободилось окно в графике. Первый позыв - срочно воткнуть туда что-то срочное для срочного решения. Срочно - не точно, знающий руководитель вспомнит, что нужно вдумчиво подходить к вопросу. Делать это прямо сейчас? А если на "прямо сейчас" стоит другая задача, уже в процессе исполнения?

Непредвиденно расходуется время на срочные, неожиданные события, решение которых невозможно отложить без потерь:

  • Ответ на срочное письмо, которое пришло во время встречи/ совещания
  • Встреча в коридоре с сотрудником «по важному вопросу»
  • Ответ на звонок VIP-персоны
  • И так далее

   

«Сервисные окна» - это промежутки времени между задачами, планерками, встречами, запланированный запас на случай задержки, затянувшегося обсуждения, подведения итогов и планирования времени.

 

Если планирование времени у руководителя еще в процессе становления, то такой запас времени для руководителя может составлять до 40% всего времени рабочего дня.

Когда этого запаса нет, все мелкие и непрерывные задачки накапливаются на конец рабочего дня, на целый вечер или на все выходные. Именно поэтому руководители любят «тихонько» прийти в офис в субботу. Да еще хвастаются, как им много удается сделать в субботний нерабочий рабочий день.

 

Итак, «Сервисные окна» - очень важный и полезный инструмент! И пользоваться им достаточно легко!

  • Планируете встречу на час – прибавьте 20 минут на подведение итогов и переключение внимания.
  • Запланирована обратная связь сотруднику по итогу испытательного срока на 2 часа – прибавляем 30 минут на подготовку к встрече, потом анализ итогов, постановку новых задач периода. 
  • Едете на встречу с клиентом на 2 часа – добавьте 30 минут на кофе.
  • Запланировали подготовку годового отчета на 1 час в тишине – прибавляем еще 20 минут на неожиданные появления в дверях сотрудников или встречу в коридоре с коллегой
  • Ставим в график отдельные постоянные "окна", как задачу, выделяя их для анализа и планирования своего дальнейшего расписания и перепланирования изменившихся задач
  • Ведем бэклог задач, которые можно всегда выдернуть в подходящее освободившееся окно вашего графика на ближайшей "сервисной паузе"

ВСЕГДА!

Да, именно, всегда! В свой график/ ежедневник/ планировщик закладываем лаги на непредвиденные обстоятельства и "сервисные окна" для анализа и планирования своего рабочего дня в свете изменившихся обстоятельств!

И в современном мире информационного шума такой инструмент даст вам явное преимущество, а также ощущение законченного дня и уверенности победы.

И, главное, перестаньте стремиться все сделать в один день! Задачи типа «надо было вчера» уже не мотивируют, не создают приливную волну, а действуют противоположным образом. Выгореть в таком режиме можно за месяц, а восстанавливаться придется в несколько раз дольше.

Хотите мой любимый секрет грамотной загрузки? Это… барабанная дробь… школьный дневник! Да, это не шутка!

Помните, как выглядит школьный дневник? Шесть дней и 8 строчек в каждом. Это самое оптимальное количество важных задач на день (объединять множество мелких в пакеты не возбраняется :) ). Для особо любящих работать руководителей, я всегда покупаю и дарю это самый дневник. Поверьте, через 3-4 месяца работы вы поймете, что если задача сейчас пришла, а у вас занят день полностью, то принять решение по этой задаче не мгновенно, а в запланированное "сервисное окно" - это вполне нормально. Может тогда вы решите перенести задачу на завтра и спокойно, без спешки заняться выполнением важной задачи. Продуктивность и удовольствие в вашей жизни возрастут! Точно, я проверила!

Кто хочет опробовать на себе, будьте смелее и просто сделайте это.

Кто хочет узнать детали или обсудить – приглашаю обсудить в комментариях или приходите на мой курс.

 

 

Искренне Ваша, Елена Дуюн

 

Специальные предложения

Оставьте свое сообщение

См. также

Личная эффективность - энергетика как основа успеха. ч.04. Стратегический подход Промо

Личная эффективность Бесплатно (free)

Что такое стратегия, зачем она нужна. Что произойдет, если нет стратегии, и как это относится к личной эффективности и энергетике человека, опишу в этой статье.

12.08.2015    25498    0    Lapitskiy    23    

5 причин 1С-нику участвовать в хакатонах

Личная эффективность Бесплатно (free)

5 причин, зачем вам ходить на хакатоны, почему на это стоит выделять время.

24.05.2020    3783    0    comol    19    

ТОП-10 ошибок соискателей на собеседованиях

Личная эффективность Бесплатно (free)

Часто ли вы ходите на собеседования? Если часто, то, скорее всего, вам отказывают из-за ошибок, которые вы допускаете при общении с потенциальным работодателем. На какие моменты обращают внимание HR и как их можно исправить, рассказал начальник управления разработки приложений 1С компании Брокеркредитсервис Михаил Денисов.

15.05.2020    3479    0    user600369_mdenisov    30    

Оптимизация времени. Возможен ли 4-часовой рабочий день?

Личная эффективность Бесплатно (free)

Я - фрилансер по 1С уже 20 лет, из них 100% дистанционно уже семь лет, и по сей день. Мечта о 4-часовом рабочем дне тревожит умы людей уже не первый год. Конечно, мы имеем в виду, что работать будем в 2 раза меньше (по времени), а зарабатывать столько же, иначе это теряет всякий смысл - ну кто захочет половину зарплаты? Т.е. мы хотим работать 4 часа вместо 8 и получать по крайней мере такую же зарплату. Ок. Идем далее. Какие пути у нас для этого есть?

06.05.2020    4973    0    Lapitskiy    101    

Личная эффективность - энергетика как основа успеха. Часть 01. Введение Промо

Личная эффективность Бесплатно (free)

Наша с вами энергия - откуда берется и что с этим делать. Описываю свой личный опыт, опыт человека, который от рождения имел низкую энергетику, но, разобравшись в этом деле, сумел значительно ее улучшить. Теперь 160 эффективных фрилансерских часов - это не предел. Итак, в поисках вечного двигателя, котиков и счастья.

17.07.2015    26686    0    Lapitskiy    81    

Повышаем эффективность (КПД) специалиста 1С

Личная эффективность Бесплатно (free)

Каждый из нас к чему-то стремится, о чем-то мечтает, желает достичь своих целей и расширить свои возможности. Мы тратим время и силы, стремимся к эффективности. Так, что же нужно делать специалисту 1С, для повышения своей эффективности (своего коэффициента полезного действия КПД)? Излагаю свой взгляд на поставленный вопрос. Также планируется постепенное дополнение публикации полезными ссылками на статьи других авторов по теме.

22.04.2020    5764    0    rusmil    3    

Будущему докладчику мероприятий INFOSTART

Личная эффективность Бесплатно (free)

Инструкция для тех, кто хочет стать докладчиком наших мероприятия, а также для тех, кто является постоянным докладчиком Инфостарта

16.04.2020    1394    0    kbazzh    0    

Куда IT-шнику инвестировать свободные средства

Личная эффективность Бесплатно (free)

Когда у человека появляются свободные деньги, при мысли, куда их вложить, сразу приходят на ум вклады, покупка недвижимости, биржи типа Forex. Но если копнуть чуть глубже, на российском рынке есть и альтернативные направления инвестирования, более выгодные, чем депозиты. О них участникам конференции Infostart Event 2019 Inception рассказал управляющий ГК «WiseAdvice» Иван Тягунов.

24.03.2020    7270    0    IvanAT1981    136    

Две схемы мотивации сотрудника, или мой опыт работы с помощником Промо

Личная эффективность Россия Бесплатно (free)

Довелось мне искать себе помощника. Я разместил вакансию на хед-хантере: «Ищу помощника 1С без опыта работы». Наверное, я оживил рынок труда такой формулировкой: «помощника без опыта». А может быть, рынок и не заметил капли в море… Так вот, отобрал я студента, взял его на полставки. Начал думать, как его обучать, на оклад принял, а как теперь мотивировать, как премировать….

03.09.2011    24890    0    Rustig    37    

Внутренние сопротивления менеджера

Личная эффективность Бесплатно (free)

Многие IT-специалисты, в том числе те, кто не занимается управленческой деятельностью, в какой-то момент понимают, что не знают, куда двигаться дальше. Вроде, и работа есть, и зарплата устраивает, но хочется чего-то большего. С чем это связано, и как искать решение вопроса, попытался объяснить участникам конференции INFOSTART EVENT 2019 Inception директор Школы менеджеров Стратоплан Александр Орлов.

10.02.2020    3476    0    user1069584    6    

23 минуты. Оправдание тугодумов

Личная эффективность Бесплатно (free)

Есть тугодумы кроме меня?

20.01.2020    6154    0    1c-intelligence    25    

Божественный Незнакомец

Личная эффективность Бесплатно (free)

Для кого всё это?

09.01.2020    5766    0    1c-intelligence    26    

«Автоматизация» всего с помощью текстового документа

Личная эффективность Бесплатно (free)

Поспорили мы как-то с админом: нужны чек-листы или нет? Админ говорит: "Не нужны! Если ты специалист, у тебя все в голове. А если не специалист, то тебе и чек-лист не поможет." А я отвечаю: "Вот в авиации случайных людей нет, а чек-листы есть!". И показываю ему файлик, который использую при каждом обновлении 1С.

21.10.2019    5791    0    muzipov    27    

Как погасить энергию конфликта? Три самых важных навыка сотрудника ИТ–подразделения

Личная эффективность Россия Бесплатно (free)

Конфликты – явление нередкое. Они могут возникать и с руководством, и с коллегами, и с заказчиками (пользователями). На конференции INFOSTART EVENT 2018 Ирина Баржак, основатель Института публичных выступлений, рассказала несколько правил, которые не дадут конфликту разгореться.

17.07.2019    6554    0    user1068261    17    

Ис[пользу]й

Личная эффективность Бесплатно (free)

Самая полезная статья

14.06.2019    8226    0    1c-intelligence    60    

Куда и как расти

Личная эффективность Бесплатно (free)

Даже если сейчас у вас стабильная работа, это не означает, что завтра ситуация не изменится, вы не окажетесь на рынке труда в поисках новой должности. Какие специалисты сейчас требуются, и какие тренды превалируют на рынке IT и в сфере 1С, на конференции рассказал директор по развитию внедренческого центра «Раздолье» Андрей Мироненко. Он работает в качестве руководителя IT-направления свыше 15 лет, а в должности директора IT – 10 лет. Является автором различных обзоров, курсов и иных полезных материалов. Занимался подбором и мотивацией персонала, разработкой стандартов качества IT-сервисов, руководством проектами автоматизации (ERP, WMS и пр), имеет опыт организации розничных сетей, call-центров, запуска и сопровождения интернет-магазинов.

16.05.2019    11003    0    andironenko    26    

Как сжать время?

Управление проектом Личная эффективность 1С:Франчайзи, автоматизация бизнеса Бесплатно (free)

Как, и зачем измерять задачи в чем-то, помимо часов.

04.05.2019    8077    0    1c-intelligence    39    

Как принципы ДЗЕН подхода внедряются в менеджмент! Как отказ от гонки за прибылью приносит деньги

Управление проектом Личная эффективность Обучение, бизнес-тренинг, курсы Бесплатно (free)

ДЗЕН философия руководителей! 2 апреля у нас стартовал онлайн курс "Переговоры в стиле ДЗЕН" для руководителей. У тебя есть еще шанс принять в нем участие.

05.04.2019    4308    0    user809424    5    

Не ешь аспирин

Личная эффективность Бесплатно (free)

Еще немного о книгах. Почему и зачем читать старые труды, чему там можно научиться

29.03.2019    7631    0    1c-intelligence    30    

Как философия ДЗЕН-подхода связана с переговорами? Историческая справка

Личная эффективность Бесплатно (free)

ДЗЕН, переговоры, эффективность - как они связаны. Даем небольшой экскурс в историю.

29.03.2019    3839    0    user809424    0    

Производительность программистов. И как я это понимаю

Личная эффективность Бесплатно (free)

Конвейер (от англ. convey «передавать») — машина непрерывного транспорта, предназначенная для перемещения сыпучих, кусковых или штучных грузов. Важной характеристикой работы конвейера является её непрерывность. Специализация (от лат. specialis — особый, своеобразный) в образовательной системе — это углублённое изучение относительно узкого поля деятельности, в рамках специальности, обеспечивающее необходимый уровень компетенции специалиста, предназначенной для выполнения некоторой работы. Компьютерная программа — комбинация компьютерных инструкций и данных, позволяющая аппаратному обеспечению вычислительной системы выполнять вычисления или функции управления. Программист — специалист, занимающийся непосредственной разработкой программного обеспечения для различного рода вычислительно-операционных систем.

27.03.2019    5303    0    Шёпот теней    109    

Беспощадная автоматизация. Потерянный кусок

Личная эффективность Бесплатно (free)

Потерянный кусок доклада на IE 2017

26.03.2019    6618    0    1c-intelligence    5    

Тест на способность стать ДЗЕН-переговорщиком. Проверьте, каких навыков не хватает именно вам!

Личная эффективность Бесплатно (free)

Итак, друзья, до старта онлайн-курса «Переговоры в стиле ДЗЕН» осталось совсем немного. Наши читатели спрашивают: «А что изменится после прохождения курса, каким я стану?» Мы перечислили качества профессионального переговорщика. Прочтите список внимательно, и в комментариях ответьте, сколько качеств насчитали у себя из 13 возможных. За каждый пункт получаем 1 балл. Посмотрите, что вам нужно изменить.

19.03.2019    3794    0    user809424    0    

Переговоры по зарплате: разбор реального кейса нашего студента

Управление проектом Личная эффективность Бесплатно (free)

Почему люди приходят на тренинги по переговорам? Есть много причин, но сегодня я расскажу удивительную историю. Кроме проведения тренингов я занимаюсь переговорным коучингом. Проще говоря, готовлю людей к сложным переговорам. Порядка 50% запросов от клиентов – это запросы по переговорам с начальством. Задача – вместе с клиентом разработать сценарий поведения, конкретные фразы, действия, которые бы позволили получить желаемую прибавку к зарплате, новую должность, долю в бизнесе и т.д. Практически никогда я не знаю, как все эти схемы выглядят с той стороны, как на них реагируют партнеры моего студента. Сегодня я приведу кейс человека, который попал под подготовленный работником сценарий, успешно его проиграл и поэтому пришел на мой онлайн-курс «Переговоры в стиле ДЗЕН». Если у вас есть свои мысли, как себя стоит вести при переговорах о заработной плате, пишите!

12.03.2019    4306    0    user809424    15    

Что за БРЕД этот ваш ДЗЕН? Отвечаем на вопрос, показываем типовые ошибки

Личная эффективность Бесплатно (free)

На прошлой неделе пришло гневное письмо от нашего подписчика из Киева. Смысл сводится к следующему: если ты хочешь получить на переговорах по максимуму, то главное – это уметь обхитрить собеседника. Мол, вся наша история про ДЗЕН-подход – это тоже маркетинговая хитрость, ДЗЕНА нет, выигрывает только тот, кто давит на тщеславие, жадность или некомпетентность собеседника. Нельзя заработать много денег, если ты будешь следовать каким-то принципам. (Кстати, если вы также считаете, обязательно напишите, подискутируем). Письмо заставило меня рассказать подробнее о том, что же такое ДЗЕН-подход в переговорах.

04.03.2019    4397    0    user809424    10    

Представляем итоги теста «Каких переговорных навыков не хватает нашим читателям в первую очередь» и... разбираем убойную технику по быстрому закрытию сделки!

Личная эффективность Бесплатно (free)

Каких навыков делового общения не хватает у ваших коллег? Это важно знать, когда готовишься к переговорам с ними. Разбираем убойную переговорную технику, которая гарантированно ускоряет закрытие сделки. Объявляем новый конкурс на лучшую историю о применении этого скрипта.

01.03.2019    3823    0    user809424    7    

Карьерные стероиды. Путь Самурая

Личная эффективность Бесплатно (free)

Самый правильный стероид.

28.02.2019    8182    0    1c-intelligence    105    

Записки Биоробота

Личная эффективность Бесплатно (free)

Глядим на жизнь через призму Здравого Электронного Смысла.

22.02.2019    6593    0    1c-intelligence    22    

Метод планирования Chronodex - планирование по кругу

Управление проектом Личная эффективность Бесплатно (free)

Ежедневное планирование воистину можно назвать искусством управления временем. Даже можно сказать не совсем временем, а всей своей жизнью. Используя методику планирования, можно повысить свою продуктивность, освободить дополнительное время, увеличить доходы, и существенно повысить качество своей жизни.

18.02.2019    4804    0    denis_aka_wolf    4    

Автоматизация трёх гвоздей

Личная эффективность v8 1cv8.cf Бесплатно (free)

Решение проблемы трех гвоздей.

07.02.2019    9580    0    1c-intelligence    31    

Ошибки управленцев: открываем шкафы со скелетами и оцениваем свой успех

Управление проектом Личная эффективность Бесплатно (free)

В преддверии онлайн-конференции «Гнев и слезы руководителя» мы расскажем о спикере – Александре Абдине, управляющем партнере «ЕвроМед Клиник». Мы спросили его, как он относится к диджитализации бизнеса. На что Александр рассказал, как информационные технологии становятся способом создания стратегии-прорыва в сети клиник «Евромед».

06.02.2019    3610    0    user809424    0    

Зависимость от соцсетей убивает личное пространство! Чего бояться руководителю, когда он читает посты?

Управление проектом Личная эффективность Бесплатно (free)

Перед стартом онлайн-конференции «Гнев и слезы руководителя» мы попросили нашего спикера Кирилла Николаева рассказать, что является незаметной угрозой для современного руководителя. И вот что он нам поведал.

01.02.2019    4281    0    user809424    2    

Использование метафор в переговорах (Часть 1)

Личная эффективность Бесплатно (free)

Предлагаем вашему вниманию полную стенограмму мастер-класса с INFOSTART EVENT 2018 Education, включая взаимодействие с залом.

31.01.2019    4991    0    user809424    1    

Ошибки управленцев: манипулируем сотрудниками правильно

Управление проектом Личная эффективность Бесплатно (free)

Перед стартом онлайн-конференции «Гнев и слезы руководителя», рассказываем о нашем очень эффективном спикере – Андрее Останине.

28.01.2019    4427    0    user809424    2    

Ошибки управленцев: как доносить замечания до подчиненных и принимать их самим

Управление проектом Личная эффективность Бесплатно (free)

Перед стартом онлайн-конференции «Гнев и слезы руководителя» знакомимся с нашими спикерами. Сегодня говорим об Александре Орлове, бизнес-тренере, сооснователе и управляющем партнере Школы менеджеров «Стратоплан». Мы попросили Александра рассказать, какими инструментами в коммуникациях должен обладать руководитель, чтобы решать сложные вопросы со своими подчиненными.

25.01.2019    4514    0    user809424    0    

Профессиональное выгорание: взгляд изнутри и снаружи

Личная эффективность Бесплатно (free)

Ответьте честно: вам нравится ваша работа? Вы по-прежнему получаете от нее удовольствие? Или у вас есть желание, чтобы очередной проект провалился, а вы пришли домой и отметили это «событие»? Если вопросы вас смутили, заставили задуматься, возможно, вы устали, и пора пойти в отпуск. А может, вы находитесь на начальной стадии профессионального выгорания, и пора предпринимать более серьезные меры. О том, как распознать истощение, и какими методами с ним бороться, на конференции рассказал управляющий партнер группы проектов Стратоплан Александр Орлов.

25.01.2019    12923    0    user1069584    39    

Почему вам нужно срочно отказаться от идеи сделать карьеру/бизнес, и как мы вам в этом поможем

Личная эффективность Обучение, бизнес-тренинг, курсы Кадровые агентства, подбор персонала Бесплатно (free)

Некоторое время назад мы анонсировали онлайн-конференцию «Роковые ошибки супер-руководителей». Задача конференции – рассказать истории из жизни крупных руководителей и успешных собственников бизнеса.

18.01.2019    5117    0    user809424    2    

Повышение зарплаты, без отказов. Разбор двух кейсов

Личная эффективность Беларусь Россия Бесплатно (free)

Многие считают, что начальник сам должен отслеживать эффективность работника и поднимать его заработную плату без “унизительных” прошений со стороны сотрудника. Для таких товарищей у меня плохие новости. Так не работает. Инициировать повышение заработка — это нормально!

14.01.2019    5044    0    Vikki-di    22    

Специалист технической поддержки: инструкция карьерного роста

Личная эффективность Россия Бесплатно (free)

Изначально я хотел назвать статью – «Инструкция по выживанию», но светлая сторона моего сознания победила, и говорить будем про карьерный рост… Статья рассчитана, прежде всего, на студентов старших курсов и выпускников IT-специальностей, которые не определились со своей будущей специализацией и только-только прикидывают свой путь в IT-индустрии и стоят на распутье: с чего же начать свою карьеру в IT?!

03.01.2019    5853    0    gubsky    7    

XMind как средство увеличения эффективности разработки. Взгляд со стороны начинающего программиста

Личная эффективность ИТ-компания Россия Бесплатно (free)

Начало пути по джунглям программирования и аналитики, тупиковые и безнадежные разговоры с заказчиками, дельные советы и не очень (все вперемешку) - казались теми самыми кругами ада, бесконечными и убивающими стремление к прекрасному (коду, естественно)! =)  Взгляд со стороны опытных коллег, мои заметки и наблюдения значительно расширили знания и помогли получить бесценный опыт. Делая выводы и структурируя их, формировалась система оптимизации всего вокруг, помогающая уследить за своим временем и не поддаваться панике, попадая в новую среду или на новый проект =). Надеюсь, данная статья заставит задуматься о том, куда уходит время и почему его всегда так не хватает. 

12.12.2018    7517    0    user660153_aleks.pisanets    45    

Памятка руководителя: В одиночку здесь не выжить

Управление проектом Личная эффективность Бесплатно (free)

Продолжаю цикл материалов, в котором рассказываю о своем опыте работы в качестве директора по ИТ. Этот материал будет посвящен теме управления персоналом.

07.11.2018    11531    0    andironenko    62